اینویس یکی از اصطلاحاتی است که در حوزه تجارت و صادرات و واردات به کار می‌رود. سیاهه تجاری خرید یا اینویس از اسناد مهم در تجارت است و حاوی اطلاعات مهمی در خصوص معامله می‌باشد. در این سند مبلغی که قرار است خریدار در ازای دریافت میزان مشخصی از کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت کند، مشخص می‌گردد. برای همین از اسناد مهم محسوب شده و نسبت به آن باید اطلاعاتی کاملی داشت. در این مطلب در خصوص اینویس صحبت کرده و با انواع آن آشنا خواهیم شد.
اینویس چیست؟
اینویس (Invoice) یک سند یا فاکتور تجاری بسیار مهم است که توسط فروشنده (صادرکننده) در زمان فروش کالا برای خریدار (واردکننده) صادر می‌شود. این سند حاوی اطلاعات مربوط به معامله صورت گرفته است و از اسناد مهم در ترخیص کالا از گمرک محسوب می‌شود. اینویس در محاسبه حقوق و عوارض گمرکی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای همین در صورت عدم وجود آن در زمان ترخیص، کالا فاقد ارزش محسوب شده و خروج کالا از گمرک امکانپذیر نمی‌باشد. برای تهیه و آماده‌سازی اینویس هم به صورت دستی و یا الکترونیکی اقدام می‌شود. اینویس‌های الکترونیکی معمولا با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تهیه و صادر می‌شوند.
اطلاعات مهم اینویس
اینویس از سندهایی است که ساختار از پیش تعیین شده ندارد و هر فروشنده‌ای بسته به سلیقه و شرایط خود آن را آماده می‌کند. با این حال در تنظیم اینویس باید قوانین مهم را رعایت کرده و اطلاعات مهم را درج کرد. از مهمترین اطلاعاتی که در سند اینویس درج می‌شوند باید به نام و نام خانوادگی فروشنده و خریدار، شماره تماس فروشنده و خریدار، تاریخ صدور، شماره سریال، شرح کالاهای ارسالی، پارت نامبر، تعداد و واحد کالا، قیمت هر محصول، ارزش کل کالاها، شرایط حمل‌ونقل، بیمه، کشور مبدا و مقصد و هر اطلاعات دیگری که به معامله مربوط است اشاره کرد.
هدف از تهیه اینویس چیست؟
مهمترین اهداف استاندارد اینویس به شرح زیر است:
- با توجه به اطلاعات کاملی که از محصول در این فاکتور ثبت می‌شود، فروشنده و خریدار همواره اطلاعات کاملی در مورد کالا یا خدمات در اختیار دارند.
- در صورتی که کالای خریداری شده بیمه شده باشد و خریدار ادعای بیمه داشته باشد، سند اینویس میتواند برای اثبات این موضوع ارائه شود.
- کاربرد دیگر اینویس برای پرداخت توسط خریدار است. خریدار با این سند میتواند وجوه پرداختی به فروشنده را انجام دهد.
- کاربرد و هدف دیگر تهیه اینویس مربوط به ترخیص کالا از گمرک است. با سند اینویس میتوان کالاهای خریداری شده را به راحتی از گمرک ترخیص کرد.
- در زمان ترخیص کالا از گمرک هزینه‌ای بابت عوارض کالا دریافت می‌شود که این فاکتور جهت ارزیابی کالا و تعیین مبلغ عوارض به کار می‌رود.
بررسی انواع اینویس
در معاملاتی که به صورت بین‌المللی انجام می‌شوند، سند اینویس به یک شکل آماده می‌شود. اما برخی از فروشندگان و خریداران تمایل به صدور اینویس متناسب با قابلیت‌ها و ویژگی‌های محصولاتشان را دارند. برای همین اینویس شامل انواع مختلفی است. از جمله:
-
اینویس گواهی شده یا Certified Invoice
اینویس یا سیاهه گواهی شده، نوعی فاکتور تجاری است که از سوی یک مرجع یا اتاق بازرگانی تایید شده است. این گواهی نشانگر این است که اطلاعات درج شده در سند توسط یک مرجع معتبر مورد تایید قرار گرفته و تمام آنها صحت دارند. برای همین احتمال بروز مشکل در ترخیص کالا از گمرک، کلاهبرداری و تقلب را کاهش داده و سبب افزایش اعتماد بین طرفین معامله می‌شود. سیاهه گواهی شده باید به امضای اتاق بازرگانی موسسه برسد.
-
اینویس تایید شده یا Legalized Invoice
سیاهه تایید شده از دیگر انواع اینویس است که فروشندگان در کنار دریافت تایید و امضای اتاق بازرگانی موسسه، باید تایید و امضای سفارت یا کنسولگری کشور خریدار را هم دریافت کنند. این سند معمولا به درخواست خریداران در کشورهای خاورمیانه تهیه و تنظیم می‌شود. در این سیاهه هم اطلاعات کاملی در خصوص کالا، قیمت کل و واحد، شرایط پرداختی، شرایط معامله و موارد دیگر درج می‌گردد.
-
اینویس کنسولی یا Consular Invoice
سیاهه کنسولی سند یا فاکتوری است که توسط سفارت یا کنسولگری یک کشور در کشور دیگر جهت تایید صحت اطلاعات درج شده در فاکتور تجاری صادر می‌گردد. این سند باید توسط فروشنده به صورت چاپی تکمیل و مهروموم شود. تمام هزینه‌های مربوط به آن هم بر عهده شرکت یا شخص فروشنده است. اینویس کنسولی باید به زبان کشور مقصد ترجمه شود.
پروفرما و تفاوت آن با اینویس
پروفرما یکی دیگر از اسناد تجاری است که در معاملات بین‌المللی و داخلی استفاده می‌شود. در این سند هم اطلاعات مربوط به معامله همچون نام و نام خانوادگی طرفین، تعداد و نوع کالا و قیمت درج می‌گردد. با این حال میان پروفرما و اینویس تفاوت‌هایی وجود دارد. تفاوت پروفرما و اینویس در هدف، الزامات قانونی، میزان جزئیات و اعتبار است. هدف از پروفرما ارائه اطلاعات و اخذ تایید از خریدار و هدف از اینویس ارائه فاکتور نهایی و رسمی معامله است. پروفرما جزئیات کمتری داشته و اینویس شامل تمام جزئیات مربوط به معامله می‌شود. اعتبار پروفرما هم نسبت به اینویس کمتر است.
جمع بندی
همانطور که متوجه شدیم اینویس یک سند تجاری مهم است که واردکنندگان و صادرکنندگان برای معاملات تجاری خود به آن نیاز دارند. این سند برای انجام تشریفات گمرکی کاربرد داشته و جهت ترخیص کالا لازم و ضروری است. در واقع بدون آن امکان ترخیص کالا وجود ندارد. تهیه اینویس بر عهده فروشنده است و اطلاعات مورد نیاز باید به طور صحیح در آن درج گردد. در صورتی که به اطلاعات بیشتری در این خصوص نیاز دارید، با کارشناسان مومکس در تماس باشید.
